Erfolgreiche KI-Integration

Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Realisierung einer KI-Initiative zur Datenaufbereitung und -bereinigung in KMUs, insbesondere im kaufmännischen Bereich

Ein erfolgreiches KI-Projekt basiert auf einer strukturierten Vorgehensweise und klar definierten Zielen. Dabei spielen sowohl das richtige Sprachmodell als auch eine geeignete Datenbank eine zentrale Rolle. Ein KI-Agent besteht aus einem Sprachmodell, aus eingesetzten Tools wie ERP-Programmen, Excel-Dateien usw. und einem Memory. Eine KI-Automatisierung verknüpft oft mehrere KI-Agenten zu einem KI-Workflow für spezielle Aufgaben.

Unsere KI-Lösungen im Überblick

Dank unserer Zusammenarbeit mit führenden IT-Experten steht uns ein leistungsfähiges Sprachmodell zur Verfügung, das speziell für den Einsatz in ERP-Programmen und anderen betrieblichen Anwendungen entwickelt wurde. Hier ein kurzer Einblick in unser Leistungsspektrum:

• Datenaufbereitung und -bereinigungMit selbst entwickelten KI-Lösungen sowie ergänzenden Tools unserer Partner bereiten wir Ihre Daten im kaufmännischen Bereich auf, identifizieren Unstimmigkeiten und optimieren Ihre Datenqualität. 

• Berichtserstellung aus ERP-SystemenUnsere KI-Agenten extrahieren relevante Informationen direkt aus Ihren ERP-Programmen und generieren daraus Berichte.

• Meta-Lösung für verschiedene KI-LösungenWir entwickeln eine modulare Meta-Lösung, mit der unterschiedliche KI-Lösungen standardisiert bestehend aus KI-Workflows mit KI-Agenten für verschiedene Bereiche im Unternehmen eingesetzt, ergänzt oder ausgetauscht werden können  – eine zukunftssichere Lösung, die mit Ihren Anforderungen wächst.

Vorteile von KI-Lösungen

• Keine aufwändige ImplementierungKI-Lösungen können ohne umfangreiche Systemeinrichtungen und langwierige Einführungsprozesse direkt in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden.

• Deutliche KostensenkungDa kein großes Beraterteam benötigt wird, um die Systeme zu implementieren und zu betreuen, reduzieren sich die Investitions- und Betriebskosten erheblich.

• Schnelle EinsatzbereitschaftDurch die einfache Integration und sofortige Nutzbarkeit der KI-Technologien können Unternehmen rasch von den Vorteilen profitieren und ihre Prozesse nahezu unmittelbar optimieren.

Unser Projektansatz – Schritt für Schritt

Wir begleiten Sie von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Implementierung. 

So könnte ein strukturierter Ansatz zur Durchführung eines KI-Projekts aussehen:

• Kick-Off-Veranstaltung mit einem KI-Experten

• Woche 1: Wissensaufbau durch Schulungen

• Woche 2-3: Identifizierung von Anwendungsfällen

• Woche 4-7: Proof of Concept und Umsetzung

• Woche 8: Ausbildung von AI- Guides und Teamarbeit

Kick-Off & WissensaufbauSowohl Projektbegleitung durch einen erfahrenen IT-Experten, der zugleich auch ein KI-Experte ist, als auch Projektbegleitung durch einen KI-Consultant mit Erfahrung in dem Aufgabenbereich ist sinnvoll, insbesondere kurze Bestandsaufnahme vor Projektstart durch einen KI-Consultant. Nur wenn die KI richtig ‘gefüttert’ wird, kommt was brauchbares raus. Wir starten mit einer Kick-Off-Veranstaltung und Schulungen, um die Grundlagen und Möglichkeiten der KI zu vermitteln.  In Schulungen vermitteln wir nicht nur das notwendige technische Know-how, sondern auch die relevanten regulatorischen Rahmenbedingungen, wie etwa die DSGVO und aktuelle KI-Gesetze. Unser Ziel in dieser Phase ist es, Ihren Mitarbeitern den Raum und die Zeit zum Experimentieren zu geben.

Identifikation relevanter AnwendungsfälleMithilfe praxisnaher Workshops und Templates identifizieren wir gemeinsam mit Ihnen die relevantesten Anwendungsfälle. Ob automatisierte Dokumentenerfassungen aus allen Emails oder die Auswertung von ERP-Daten – durch den Einsatz unserer eigens entwickelten KI-Lösungen und ergänzender Tools unserer IT-Partner schaffen wir den Rahmen für Ihre individuellen Anforderungen. 

Proof of Concept und RolloutIn einer definierten Probephase testen wir die entwickelten Lösungen. Dabei setzen wir auf den gezielten Einsatz von KI-Agenten, die als Sprachmodell in Kombination mit spezialisierten Tools und einer Datenbank Ihre Daten optimal verarbeiten. Erst wenn diese so ungefähr zu 90 % fehlerfrei arbeiten, erfolgt der produktive Rollout – unterstützt durch interne AI-Guides und regelmäßige Feedbackrunden.

Wichtige Tipps für eine erfolgreiche KI-Integration

Ein zentraler Erfolgsfaktor für den nachhaltigen Einsatz von KI im Unternehmen ist der Zugang der Mitarbeiter zu internen Informationen. Es ist essenziell, eine zentrale, KI-Wissensdatenbank zu schaffen, in der Wissen strukturiert nach Themen abgelegt und leicht abrufbar ist. Dadurch wird sichergestellt, dass nicht nur einzelne Mitarbeiter ihr Wissen über KI aufbauen, sondern das gesamte Team davon profitiert. Die Vernetzung der Mitarbeiter fördert den Wissenstransfer und verhindert, dass sich das KI-Know-how auf wenige Experten beschränkt.

Bei der Einführung von KI ist es zudem wichtig, auf erfahrene Mitarbeiter mit einem breiten beruflichen Hintergrund zu setzen. Nur wenn die KI mit qualitativ hochwertigen, praxisrelevanten Daten ‘gefüttert’ wird, können verlässliche Ergebnisse erzielt werden. Besonders jüngere Mitarbeiter oder unerfahrene Führungskräfte neigen dazu, sich stark auf KI zu verlassen, um fehlende Erfahrung zu kompensieren. Deshalb sollte stets ein erfahrener Mitarbeiter eingebunden werden, um wertvolle Fachkenntnisse beizusteuern und die Ergebnisse der KI kritisch zu hinterfragen.

Ein weiterer wertvoller Ansatz ist die Jobrotation, auch abteilungsübergreifend, wie es in den USA bereits weit verbreitet ist. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter bei Änderungen oder Wegfall bestimmter Tätigkeiten flexibel auf andere Aufgabenbereiche wechseln können. Gleichzeitig hilft es Unternehmen, qualifiziertes Personal langfristig zu binden, da sich die Mitarbeiter weiterentwickeln und breitere Kompetenzfelder aufbauen.

Vorbereitung – Der Schlüssel für eine erfolgreiche KI-Implementierung

Eine gründliche Vorbereitung ist essenziell für den erfolgreichen Einsatz von KI in Ihrem Unternehmen. Dabei spielt eine umfassende Dokumentation eine zentrale Rolle, insbesondere im Rahmen des Change-Managements. Es ist wichtig, frühzeitig zu definieren, welchen konkreten Nutzen die KI-Anwendung bringt und welche potenziellen Sicherheitsrisiken bestehen.

Ein kritischer Aspekt sind die verwendeten Bibliotheken und Datenquellen, da sie häufig potenzielle Angriffspunkte darstellen. Eine detaillierte Analyse hilft dabei, die Herkunft der Daten zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle verwendeten Komponenten den erforderlichen Sicherheits- und Datenschutzstandards entsprechen.

Um den Einstieg in die KI-Integration zu erleichtern, empfiehlt es sich, die bestehende Systemlandschaft visuell darzustellen. So lassen sich Abhängigkeiten und Schnittstellen klar erkennen. Mithilfe von Generativer KI (GenAI) können zudem Vorschläge zur Optimierung der Prozesse erarbeitet werden. Dies hilft bei der Entscheidung, wo der beste Startpunkt für die Umsetzung ist und wie der Rollout der KI-Lösung effizient gestaltet werden kann.

Bedeutung der richtigen Datenbank

Eine robuste Datenbank ist die Grundlage für erfolgreiche KI-Anwendungen, insbesondere zur Verwaltung unstrukturierter und strukturierter Daten.

Was sind die Vorteile von Open-Source-Datenbanken?

1. Unabhängigkeit & Kontrolle

• Keine Abhängigkeit von Drittanbietern mit ihren Geschäftsmodellen oder Datenschutzrichtlinien

• Volle Kontrolle über die Datenverarbeitung und -speicherung, insbesondere bei sensiblen Daten

2. Datenschutz & Sicherheit

• Open-Source-Software erlaubt vollständige Einsicht in den Quellcode und reduziert Sicherheitsrisiken

• Datenschutz gemäß DSGVO oder anderen Vorschriften

3. Kostenersparnis & Skalierbarkeit

• Keine teuren Lizenzgebühren für proprietäre Software

• Open-Source-Lösungen können je nach Bedarf angepasst und skaliert werden

4. Flexibilität & Anpassbarkeit

• Möglichkeit, Software an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen

• Open-Source-Tools sind oft modular aufgebaut und lassen sich erweitern

5. Langfristige Verfügbarkeit & Community-Support

• Open-Source-Projekte sind nicht von einzelnen Anbietern abhängig

• Starke Community-Unterstützung durch Entwickler weltweit

Entwicklung einer Meta-Lösung zur Standardisierung von KI-Workflows

Unsere Meta-Lösung: Flexibilität und Zukunftssicherheit

Um den stetig wachsenden Anforderungen im Bereich der KI gerecht zu werden, entwickeln wir aktuell eine Meta-Lösung, die es ermöglicht, unterschiedliche KI-Lösungen für verschiedene Bereiche aufgrund modularer Datenstrukuren flexibel zu kombinieren und je nach Bedarf auszutauschen. 

Ein strukturiertes Vorgehen ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung von KI-Projekten in KMUs. Durch die Kombination von leistungsfähigen KI-Workflows, einer Open-Source-Datenbank für strukturierte und unstrukturierte Daten, wenigstens in einigen wichtigen Bereichen, und einer flexiblen Meta-Lösung können Unternehmen langfristig effizienter, unabhängiger und wettbewerbsfähiger werden und sind gut vorbereitet auf immer häufigerem Softwarewechsel und mit den damit eingehenden Migrationsproblemen.

Lassen Sie uns gemeinsam den Weg in eine effizientere, digitalisierte Zukunft gehen – basierend auf fundierten, bewährten Methoden und innovativen KI-Lösungen.

Wir freuen uns darauf, Sie auf dieser spannenden Reise zu begleiten!